実労働時間確定のための立証資料
１．労働時間の立証
未払い残業代請求訴訟において、労働時間の存在についての主張立証責任は、原則として労働者側にあります。
しかし、使用者は労働者の労働時間を適正に把握して適切に管理する責務を有しています。具体的には、「労働時間の適正な把握のための使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」において、使用者は主に以下のような措置を講ずべきとされています。
（１）使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること。
（２）使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
- 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
- タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
（３）上記（２）の方法によることなく、自己申告制によりこれを行わざるを得ない場合、 使用者は次の措置を講ずること。
- 対象となる労働者に対して、本ガイドラインを踏まえ、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。
- 実際に労働時間を管理する者に対して、自己申告制の適正な運用を含め、本ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明を行うこと。
- 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。（特に、入退場記録やパソコンの使用時間の記録など、事業場内にいた時間の分かるデータを有している場合に、労働者からの自己申告により把握した労働時間と当該データで分かった事業場内にいた時間との間に著しい乖離が生じているとき）
- 自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について、その理由等を労働者に報告させる場合には、当該報告が適正に行われているかについて確認すること。 （休憩や自主的な研修、教育訓練、学習等であるため労働時間ではないと報告されていても、実際には、使用者の指示により業務に従事しているなど使用者の指揮命令下に置かれていたと認められる時間については、労働時間として扱う）
また、労働時間の立証資料は基本的に使用者側が有していることが多いです。
そのため、使用者が、裁判所から労働時間に関する証拠の提出を求められ、労働者の労働時間や労働実態について主張立証しなければならない場合が多くあります。
２．タイムカードによる労働時間の立証
労働時間を端的に立証する信用性の高い証拠は、タイムカードです。多くの裁判例で、タイムカードによって時間管理がなされている場合には、特段の事情のない限り、タイムカードの打刻時間をもって実労働時間と事実上推定されています。
たとえば、丸栄西野事件（大阪地判平成20.1.11）では、使用者側は、喫茶店での休憩や業務外でのインターネットの使用等により、実労働時間がタイムカードの記載より少ない旨主張しましたが、そのような事実を裏付ける証拠は当たらないとして、タイムカードの記録通りの労働時間が算定されました。
もっとも、タイムカードの打刻時間の中に、実際には労働していない時間が含まれている場合には、それを立証された場合には労働時間から除外されます。
たとえば、始業時間よりも前にタイムカードが打刻されている場合であっても、始業時刻前の打刻時間が当然に実労働時間とされるわけではなく、労働時間に該当するか否かは、使用者の始期命令下にあったといえるか否かという観点から行われるものであることから、始業時刻よりも前の打刻について、通常は使用者の指揮命令下に置かれていたものと評価することはできず、特別の事情が認められない限り始業時刻をもって業務開始時間とした判例があります（イーライフ事件（東京地判平成25.2.28））。
また、会社施設管理のため会社構内における滞留時間を記録するICカードについても、履歴上の滞留時間をもって直ちに時間外労働をしたと認めることはできない判例もあります（オリエンタルモーター事件（東京高判平成25.11.21））。
しかし、実務上、労働者は、これらの滞留時間内に業務上のメールを数通送信しているといった証拠を提出することで、使用者として業務をしていたことを黙認している、すなわち黙示の指揮命令監督下にあったと主張してくることが少なくありません。
３．その他の立証資料
タイムカードが存在しない又は入手できない場合には、その他の証拠により労働時間を立証することになります。裁判例において、労働時間の立証資料となったものには、以下のようなものがあります。
- 勤務時間整理簿（ピーエムコンサルタント事件（大阪地判平成17.10.6））
- シフト表（勤務割表）（セントラル・パーク事件（岡山地判平成19.3.27））
- ワーキングフォーム（出退勤表）（オフィステン事件（大阪地判平成19.3.27））
- パソコンのログデータ記録（PE&HR事件（東京地判平成18.11.10）、十象舎事件（東京地判平成23.9.9））
- タコメーター（※自動車運転手の場合）（大虎運輸事件（大阪地判平成18.6.15）
- 入退館に関するIDカードの記録（コミネコミュニケーションズ事件（東京地判平成17.9.30））
- FAX送信記録 （トップ（カレーハウスココ壱番屋店長）事件（大阪地判平成19.10.25））
- POSシステム機能のあるレジスタの起動時刻・停止時刻（シン・コーポレーション事件（大阪地判平成23.12.27）
- 営業日報、運転報告書などの日報（トップ（カレーハウスココ壱番屋店長）事件（大阪地判平成19.10.25）、郡山交通事件（大阪高判昭和63.9.29））
- 労働者の「ダイヤリー」（勤務表）（かんでんエンジニアリング事件（大阪地判平成16.10.22））
- 労働者の手帳の記載（フォーシーズンズプレス事件（東京地判平成20.5.27））
以上のように、パソコンのログデータや入退館に関するIDカードの記録といった電磁的記録だけでなく、ときには労働者の手帳なども労働時間の立証資料となりえます。
使用者としては、裁判において実際の労働時間よりも多くの労働時間が認定されてしまうといった事態にならないよう、上記の「労働時間の適正な把握のための使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」等を参考に、適正に労働時間を把握できる仕組みを整備することが大切です。
少なくとも、「何の資料もなければ残業もなかったことにはならないだろう」という発想は危険です。労働者の手帳でさえも証拠とされるのですから、使用者としては積極的に労働時間の管理把握をしていくしかないといえます。